Finanzordnung

Am 25.04.2021 vom Vorstand einstweilen verfügt und vom Wohnheimrat am 10.05.2021 beschlossen:

Finanzordnung des Rommelwood e.V.

Ergänzung der Satzung des Rommelwood e.V.

§ 1 Zuständigkeiten

1.1 Verantwortlich für sämtliche Kassen und Konten des Rommelwood e.V. ist der durch die Vollversammlung gewählte Kassier (Hauptkassier).
1.2 Die selbstständig wirtschaftenden Teams sind berechtigt eigene Kassen und Konten zu führen. Hierzu benennen sie einen eigenen Kassier.
1.3 Selbstständig wirtschaftende Teams sind das Netz- und das Barteam.
1.4 Der Hauptkassier kann jederzeit Einsicht in die Buchführung der Teams nehmen.

§ 2 Form der Buchführung

2.1 Jeder Ausgabe muss ein Beleg zugeordnet sein.
2.2 Als Belege kommen nur solche Dokumente in Frage, die den Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung entsprechen.
2.3 Für die Bargeldkassen werden Kassenbücher geführt. Sie enthalten zu jeder Einnahme und Ausgabe mindestens: ein Datum, eine kurze Beschreibung, einen Eintrag über die Höhe, sortiert nach Steuersatz, den Kassenstand sowie einen Ansprechpartner.
2.4 Für Konten ersetzen die Kontoauszüge das Kassenbuch.
2.5 Es wird ein Fahrtenbuch geführt.
2.6 Die Dokumente eines Kalenderjahres sind geordnet und vollständig in einem Ordner aufzubewahren. Die Unterlagen sind so aktuell zu halten, dass sie jederzeit einer Überprüfung standhalten.
2.7 Nach Ablauf des Kalenderjahres werden die Unterlagen dem Vorstand zur Aufbewahrung zu übergeben. Sie werden mindestens 10 Jahre aufbewahrt.

§ 3 Kassenprüfung

3.1 Die Kassenprüfung findet jeweils am Ende des Geschäftsjahres durch die auf der Vollversammlung gewählten Kassenprüfer statt.
3.2 Dabei achten sie auch besonders auf die Bestimmungen dieser Finanzordnung.

§ 4 Haushaltsentscheidungen

4.1 Über Neu- oder Ersatzanschaffungen entscheidet der Wohnheimrat. Dazu beantragen Teams oder der Vorstand die nötigen Geldmittel in Höhe der Anschaffungskosten. Im Wohnheimrat entscheidet die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen über die Anträge. Die bewilligten Mittel dürfen nur für den angegebenen Zweck verwendet werden und verfallen mit der nächsten Wohnheimratssitzung.
4.2 Ausgaben, die der alltägliche Betrieb bedingt, benötigen keiner besonderen Bewilligung.
4.3 In dringenden Fällen darf der Vorstand Anschaffungen bis zu einem Wert von 500 Euro genehmigen. Dringende Fälle liegen dann vor, wenn Anschaffungen zwingend vor der nächsten Wohnheimratsversammlung erfolgen müssen.
4.4 Die Beantragung und Genehmigung von Finanzmitteln für Häuser ist in der Geschäftsordnung geregelt.
4.5 Teams ohne eigene Kasse können über ein regelmäßiges Budget verfügen. Diese Budgets betragen:
     a) Sport- und Spieleteam: 100 Euro
     b) Kinoteam: 100 Euro
     c) sonstige Teams: 0 Euro
Die Budgets müssen nicht jedes Semester neu beantragt werden. Sie sind dem Vereinszweck entsprechend zu nutzen. Die Verwendung wird vom Hauptkassier überwacht.

§ 5 Ende des Geschäftsjahres

5.1 Am Ende des Geschäftsjahres führt der Hauptkassier eine erste Prüfung der Teamkassen durch und übergibt die vollständigen Unterlagen aller Kassen und Konten den Kassenprüfern.

5.2 Es wird ein ausführlicher Kassenbericht über die Kassenstände sowie die Einnahmen und Ausgaben, geordnet nach ihrer Art, angefertigt. Der Kassenbericht wird der Vollversammlung vorgestellt und dient als Grundlage der künftigen Haushaltsplanung.