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Geschäftsordnung

Am 25.04.2021 vom Vorstand einstweilen verfügt und vom Wohnheimrat am 10.05.2021 beschlossen:

Geschäftsordnung des Rommelwood e.V.

Ergänzung der Satzung des Rommelwood e.V.

§ 1 Tätigkeit des Vorstands

(1) Vertretung nach außen gem. §4 (4) der Satzung

Hierunter fallen insbesondere die Gewährleistung der Aktualität des Vereinsregistereintrags und die Zusammenarbeit mit dem Studentenwerk über die Heimleitung.

(2) Leitung des WHR

Regelmäßig wird der Wohnheimrat vom Vorstand geleitet und in einem Protokoll dokumentiert.

(3) Weisungen an Teams

Der Vorstand kann den Teams Weisungen erteilen, sofern

(3.i) das Team zu dieser Zeit über keinen Teamsprecher verfügt,
(3.ii) der Teamsprecher über einen längeren Zeitraum verhindert ist,
(3.iii) oder die Situation eine schnelle Entscheidung erfordert und der Teamsprecher nicht konsultiert werden kann.

(4) Ernennung des Datenschutzbeauftragten

Der Datenschutzbeauftragte wird durch den Vorstand bestellt und von diesem der zuständigen Behörde (BayLDA) gemeldet, sofern es vom Gesetzgeber vorgegeben ist. Ansonsten wird die Stelle nicht besetzt.

(5) Ernennung der Festchefs

Festchefs werden vom Vorstand ernannt. Der Wohnheimrat kann per Antrag Einfluss auf die Ernennung oder Entlassung eines Festchefs nehmen. Die Entlassung eines Festchefs zählt zu den wichtigen Gründen im Sinne § 4 Abs. 5 d) der Satzung.

(6) Ernennung provisorischer Teamsprecher

Regelmäßig wird der Teamsprecher durch die Mitglieder des Teams gewählt. Hat ein Team, unerheblich aus welchem Grund, keinen Teamsprecher, so wird vom Vorstand ein provisorischer Teamsprecher bestimmt. Lässt sich kein provisorischer Teamsprecher bestimmen, wird das Team durch den Vorstand geleitet und hat während dieser Zeit keinen Sitz im Wohnheimrat.

(7) Überwachung der Einhaltung von Beschlüssen

Der Vorstand überwacht die Einhaltung der Beschlüsse von Vollversammlungen, Vorstandssitzungen und Wohnheimratversammlungen.

(7.i) Dokumentation von Beschlüssen
Bei den oben genannten Sitzungen und Versammlungen wird vom Schriftführer Protokoll geführt.

(7.ii) Freigabe von Finanzmitteln nach Haushaltsplan
Insbesondere verwaltet der Vorstand die Vereinskonten und gibt Gelder entsprechend vorangegangener Beschlüsse frei.

(7.iii) Überwachung der Beitragszahlung
Die Beiträge aller zahlungspflichtiger Mitglieder werden von den Benutzerberatern des Netzteams entgegengenommen, vom Kassier des Netzteams auf die Vereinskonten eingezahlt und vom Vorstand kontrolliert.

(8) Einstweiliger Ausschluss von Mitgliedern gem. Mitgliederordnung § 5 (1)
Handeln Mitglieder vorsätzlich wider dem Zweck des Vereins, kann der Vorstand den Ausschluss des Mitglieds mittels eines einstweiligen Ausschlusses anstoßen. Näheres regelt die Mitgliederordnung.

§ 2 Tätigkeit der Haussprecher

(1) Einberufung der Hausversammlung

Die Hausversammlungen findet je Haus mindestens einmal pro Semester statt. Zuständig für die Organisation der Hausversammlungen sind die Haussprecher des Vorsemesters. Die erste Hausversammlung des Semesters muss innerhalb der 2., 3. oder 4. Vorlesungswoche (nach FAU Semesterterminen) abgehalten werden, sofern der Vorstand keinen anderen Terminrahmen vorgibt. Die Versammlung muss mindestens eine Woche vorher per Aushang und E-Mail an den jeweiligen Haus-Verteiler angekündigt werden.

(2) Leitung der Hausversammlung

Ein Haussprecher des Vorsemesters muss die Versammlung leiten. Zum Haussprecher kann jeder Bewohner des Hauses gewählt werden, der die Wahl zu diesem annimmt und ordentliches Mitglied des Rommelwood e.V. ist. Die Annahme der Wahl kann persönlich bei der Versammlung oder vorab schriftlich an den bisherigen Haussprecher geschehen. Jedes Haus kann max. zwei und soll mind. einen Haussprecher haben. Stimmrecht haben nur bei der Versammlung anwesende Mitglieder des Rommelwood e.V., die im jeweiligen Haus wohnen. Auf der Hausversammlung werden Veranstaltungen und Anschaffungen für das Semester geplant.

(3) Dokumentation der Hausversammlung

Protokolle müssen als PDF spätestens eine Woche nach der Versammlung oder zum vom Vorstand festgelegten Stichtag von den Haussprechern
* per Rommelwood-E-Mail () an
versandt werden,
* ausgedruckt und unterschrieben beim Schriftführer eingeworfen werden
* und ausgedruckt für mind. eine Woche am „schwarzen Brett“ ausgehängt werden.

Das Protokoll ist maschinell zu erstellen und soll (mind.) die folgenden Informationen/Punkte enthalten:

Die Haussprecher stellen sich nach ihrer Wahl bei den Hausmeistern persönlich vor und teilen dem Vorstand unaufgefordert ihre Kontaktdaten mit.

(4) Leben im Haus

Die Haussprecher unterstützen das gemeinschaftliche Leben in den Häusern und sind die ersten Ansprechpartner für die Bewohner. Sie sollen durch Veranstaltungen mit den Bewohnern die Gemeinschaft stärken und für ein gutes Zusammenleben sorgen. Hierzu gehört auch die Aufgabe der Vermittlung bei hausinternen Konflikten.

(5) Kontakt mit den Hausmeistern

Bei Mängeln an der Hausausstattung sowie an Türen, in Aufenthaltsräumen oder Waschräumen ist es Aufgabe des Haussprechers, den Hausmeister bzw. das zuständige Vereinsorgan zu kontaktieren. Bei hausspezifischen Projekten ist er die Kontaktperson zu den Hausmeistern.

(6) Beantragung von Finanzmitteln für das Haus

Die Haussprecher sind berechtigt zur Stärkung der Gemeinschaft in ihrem Haus oder zur Anschaffung nützlicher Alltagsgegenstände zum Verleih an die Bewohner auf Vereinsmittel zurückzugreifen. Gleiches gilt für die Ausstattung von Gemeinschaftsräumen.

(8.i) Grundlage für die Ausgaben ist in der Regel der Beschluss der Hausversammlung mit einfacher Mehrheit der anwesender Mitglieder. Nur in Ausnahmefällen, z.B. bei besonderer Dringlichkeit aufgrund von Defekt, können Haussprecher ohne Hausversammlungsbeschluss eine Anschaffung beantragen.

(8.ii) Die Beantragung erfolgt formlos per E-Mail an unter Angabe möglichst vieler Details, beispielsweise konkreter Typenbezeichnungen sowie der exakten Preise.

(8.iii) Über die Bewilligung der Finanzierung entscheidet der Vorstand. Es wird über jeden Posten einzeln entschieden. Ablehnungen müssen gegenüber den Haussprechern begründet werden.

§ 3 Tätigkeit der Teams

(1) Teams werden von einem Teamsprecher gem. §4 (3) der Satzung geleitet.

(2) Teamsprecher werden regelmäßig von den Mitgliedern eines Teams zu Beginn des Semesters gewählt.

(3) Teams arbeiten an ihren jeweiligen Interessensgebieten in enger Abstimmung mit den anderen Teams und dem Vorstand.

(4) Teams werden durch den Wohnheimrat gegründet und aufgelöst. Der Wohnheimrat bestimmt einen vorläufigen Teamchef eines neu gegründeten Teams, der eine Gründungssitzung mit Wahl eines regulären Teamchefs organisieren und abhalten muss.

(5) Die Kompetenzen neuer Teams legt der Wohnheimrat nach erfolgter Gründung in derselben Sitzung fest.

(6) Teams sind dazu berechtigt angemessene und durch den Vorstand genehmigte Ausgaben zu tätigen, die der Förderung der Gemeinschaft im Team dienen.

(7) Den Beitritt zu einem Team regelt das Team selbstständig.

§ 4 Tätigkeit des Datenschutzbeauftragten

(1) Der Datenschutzbeauftragte (DSB) überwacht die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung im Verein und schult die Mitglieder und Amtsträger, die personenbezogene Daten verarbeiten. Seine konkreten Aufgaben ergeben sich aus der gesetzlichen Grundlage.

§ 5 Tätigkeit und Berufung der Kassenprüfer

(1) Die Kassenprüfer überprüfen im Vorfeld der ordentlichen Vollversammlung die Kassenführung auf Vollständigkeit und Korrektheit. Als Richtlinie dient die Finanzordnung.

(2) Es gibt in jedem Jahr zwei Kassenprüfer, die die Prüfung gemeinsam durchführen. Sie werden von der Vollversammlung für die Dauer eines Jahres berufen. Zwei unmittelbar aufeinanderfolgende Amtszeiten als Kassenprüfer desselben Mitglieds sind nicht zulässig. Nur ordentliche Mitglieder können zum Kassenprüfer gewählt werden.

§ 6 Entlastung der Vorstandschaft

(1) Auf Basis der Ergebnisse der Kassenprüfung stellen die Kassenprüfer der Vollversammlung eine Empfehlung für oder gegen die Entlastung der Vorstandschaft aus. Anschließend führen sie eine Abstimmung über die Entlastung durch.